BPMN 2.0 Standard | Vizi Modeler Help - Business Process Management and Notation

Was ist BPMN?

Als Erstes und in erster Linie ist es eine grafische Notation, sinngemäss ein Set von Formen und Symbolen die dazu verwendet werden Geschäftsprozessdiagramme zu erstellen. BPMN definiert eine Menge an Informationen, die nicht direkt im Diagramm auftauchen, aber fast alles gehört zu dem, was man mit Ebene 3 oder auch als ausführbare Modellierung bezeichnen kann. Für uns und 99% aller Prozess-Modellierer zählt das, was man in einem Diagramm sehen kann und das ist die Notation.
Zweitens ist BPMN ein Standard unter der Federführung der Objekt Management Group (OMG). Einen Standard für eine Notation zu entwickeln bedeutet einen grossen Schritt in die Zukunft. Bevor es BPMN gab, hat jedes Modellierungstool und jeder Berater seine eigene Notation definiert. Stellen Sie sich vor wie es wäre, wenn weltweit jede Familie oder Volksstamm seine eigene Sprache entwickelt hätte. Stimmt, in der Steinzeit hat das ja auch funktioniert, heute wäre das definitiv nicht mehr möglich. Durch die Setzung eines Standards ist die Notation für jedes Tool, für jeden Berater oder Modellierer definiert. Die Semantik, also die Bedeutung der Zeichen, ist in der Spezifikation genau festgelegt und wird von verschiedenen Tools und Beratern unterstützt. Das führt zu dramatisch niedrigeren Kosten auf Seiten der Tools und auch der Berater.
Die BPMN basiert auf Flussdiagrammen, was bedeutet, dass sie Prozesse als einen Fluss von Aktivitäten oder Aktionen beschreibt und in Swimlanes arrangiert, welche die Ausführungen der Aktivitäten darstellen. Das ist nicht der einzige Weg Prozesse zu beschreiben. Man kann sie beispielsweise auch als Use Cases modellieren. Allerdings sind Swimlane-Flussdiagramme seit den 1980ern im Umlauf und im Bereich der Prozessmodellierung bei Geschäftsleuten am weitesten verbreitet. Als BPMN vor ca. 7-8 Jahren kreiert wurde, sind andere Modellierungssprachen wie UML Aktivitätendiagramme, State Charts oder Use-case-Diagramme explizit als zu IT-lastig abgelehnt. Dass BPMN Konventionen verwendet, welche den Swimlane-Flussdiagramme ähnlich sind, war ein wichtiges Kriterium, das die Akzeptanz von BPMN im Business gefördert hat. Doch dieses Glück hat zwei Seiten, weil die strikte Definition der Notation sich hier und da von anderen Konventionen der Modellierung unterscheiden kann.
BPMN ist einfach und im Aufbau gut zu verstehen. Sie basiert auf drei Basiselementen – Task, Gateway und Ereignis, untereinander mit Pfeilen, genannt Sequenzflüsse, verbunden. Auf den ersten Blick scheint das wirklich sehr einfach zu sein. Im Laufe der Schulung werden Sie jedoch feststellen, dass es doch ein wenig komplizierter ist.
Schlussendlich, liegt der Hauptunterschied zwischen BPMN und traditionellen Notationen für Flussdiagramme in der Ausdrucksfähigkeit, besonders in der Beschreibung wie die umfangreiche Varianz an Ausnahmeregelungen behandelt wird. Gerade weil die Ausnahmen oft die Ursache für Fehlinterpretationen der Modelle sind – z.B. der Prozess kostet zu viel, dauert zu lange oder produziert zu viele “Fehler” – deshalb werden sie sehr oft einfach weggelassen.
Wie kann also die Qualität und Aussagekraft eines Prozessmodells verbessert werden, wenn wichtige Aussagen nicht im Diagramm ersichtlich sind?
BPMN ist an der Stelle sehr genau, lässt es zu, eine Ausnahme- und Fehlerbehandlung aus rein fachlicher Sicht so zu definieren, dass der Prozess simuliert oder sogar ausgeführt werden kann.
Schliesslich ist BPMN flexibel genug, um ein breites Spektrum von Stakeholdern mit unterschiedlichen Bedürfnissen von Modellierungsdetails zu unterstützen. Prozessanalysten, Entwickler und Geschäftsleute verwenden dieselbe visuelle Prozesssprache. BPMN lässt Sie innerhalb eines Modells unterschiedliche Detaillierungsebenen betrachten oder sogar technische und fachlich orientierte Views ein- und desselben Prozesses kreieren. Dies bietet Ihnen verschiedene Vorteile gegenüber der Haltung von separaten Modellen für technische und geschäftsorientierte Nutzer.

Wie zuvor erwähnt basiert BPMN auf der Flussdiagramm-Technik und ist ihr sehr ähnlich, unterscheidet sich jedoch wiederum in einigen Punkten:

Jede Form und jedes Symbol ist einer Spezifikation definiert. Sie können den Elementen nicht einfach einen eigene Sinn vergeben und müssen sich an die Regeln halten, welche Elemente wie miteinander verbunden werden dürfen. Ein gültiges Diagramm ist nicht zwangsläufig gute BPMN, doch ein fehlerhaftes Diagramm muss unbedingt korrigiert werden.
Zweitens erlaubt, ja sogar verlangt, BPMN einen hierarchischen Modellierungsstil. Damit meinen wir die Möglichkeit, Prozesse auf eine beliebige Detailebene zu verfeinern, ohne die Semantik des Diagrammes zu verändern. Im Gegensatz zu einem flachen Modellierungsstil, also alles auf einer Ebene und Tapeten füllend zu zeichnen, erlaubt die BPMN die Details eines Sachverhaltes in eine nächste Ebene zu verschieben.
Das Schlüsselkonzept für diese Technik wird mit sogenannten Sub-Prozessen umgesetzt. Sub-Prozesse können entweder zugeklappt, expandiert oder als einfache Aktivität dargestellt werden.
Eine Bedeutung, aber mit unterschiedlichem Aussehen. Dies erlaubt, die Integrität und Aussagekraft über ein gesamtes Prozessmodell “End-to-End” zu erhalten.
Drittens – unglücklicherweise unterstützen viele businessorientierte BPMN-Tools dies nicht – die BPMN bringt ihre Prozesse in einen übergreifenden Geschäftskontext, worunter man die “Kollaboration” (Zusammenarbeit) versteht. Damit wird die Kommunikation mit Einheiten ausserhalb des Prozesses, also Kunden, Service Provider oder interne Partner, dargestellt. Diese Einheiten werden im Diagramm durch Pools repräsentiert und die Kommunikation mit ihnen wird als Nachrichtenfluss modelliert. Der Prozessfluss bewegt sich immer innerhalb eines Pools und wird mit durchgezogenen Linien und Pfeil modelliert. Nachrichtenfluss, dargestellt durch gestrichelte Linien, zeigen auf, wie unser Prozess mit anderen Einheiten funktioniert.
Viertens – und darin liegt der echte Mehrwert der BPMN: die umfangreiche Unterstützung von Ereignissen. Ein Ereignis ist ein Signal, dass etwas passiert, also der Auslöser für ein Ereignis. Das Symbol für ein Ereignis, ein Kreis, beschreibt wie der Prozess auf den Auslöser antwortet. Das kann zum Beispiel der Start eines neuen Prozesses sein, einen pausierten Prozess fortsetzen, eine laufende Aktivität abbrechen und in einen nachfolgenden Fluss weiterleiten oder einen neuen parallelen Pfad innerhalb des Prozesses starten. Ereignisse sind wichtig, weil sie beschreiben wie Prozesse in der realen Welt funktionieren. Dinge geschehen und der Prozess muss darauf antworten. Mit BPMN können Sie die Antworten im Diagramm selbst beschreiben.
Schlussendlich bietet die BPMN die Möglichkeit, in demselben Diagramm verschiedene Aspekte eines Modelles zu hinterlegen. Hilfreich ist dies zum Beispiel für die Erstellung einer einfachen Prozessdokumentation und für die Prozessbeschreibung (Speicherort für Informationen ist via Spezifikation im Schema definiert). Auch Details im Diagramm können ausreichend präzise definiert werden, so dass die Performance quantitativ analysiert werden kann (Hinterlegung von KPI’s), oder die Definition von technischen Details können direkt im Schema hinterlegt werden, welche benötigt werden, damit der Prozess in einer sogenannten Prozessengine ausgeführt werden kann (Instrumentierung).
BPMN ist also eine Notation zur Verwendung für mehrere Zwecke und verschiedene Benutzer-Gruppen. Die benötigte Methode und Stil unterscheidet sich je nach Verwendungszweck, aber die Semantik (Bedeutung) bleibt gleich.
Wenngleich es meistens für die Dokumentation und die Analyse eingesetzt wird, was wir als manuellen Prozess bezeichnen können, d.h. nicht automatisiert, spricht mehr für BPMN Tool-Hersteller mit einer eingebauten Prozessautomatisierung, den sogenannten BPM Suiten. Hier sehen Sie, wie eine BPM Suite aufgebaut sein sollte. Es gibt ein Prozessmodellierungs-Tool für die Geschäftsanalysten. Dieses komplexe Modell wird anschliessend in ein Entwicklungs-Tool importiert , das ein Verfahrensschema basierend auf dem Prozessmodell erstellt. Die Zusammenarbeit (Kollaboration) zwischen Business und IT ist ein explizites Ziel von BPM Suiten.
Das Aussehen ist grafisch und nicht Code-produzierend orientiert und für den Einsatz in einer Prozess-Engine bestimmt.
Bei der Prozessausführung steuert die Engine schrittweise jede Prozessinstanz im Prozessmodell. Benutzer Aktivitäten werden in Arbeitsabläufe und Arbeitslisten verteilt; Geschäftsvorgänge werden zur richtigen Zeit ausgeführt; Backend-Systeme werden in eine SOA Middleware Umgebung integriert. Und während die Prozesse laufen, werden sogenannte Schnappschüsse des aktuellen Standes gemacht und für das Monitoring der Leistung in BAM aufgezeichnet. BAM steht für das Monitoring von Geschäftsaktivitäten und einem sich wiederholenden Zyklus zur Prozessverbesserung.